2015年内部审计发现典型问题及整改情况

一、会议费
存在问题：
1、 不符合外出办会条件。某课题办会，签到50人，有代签到现象，参会人员全是部门内中青年职工及学生。
2、 会议超预算、超标准。某课题会议A签到49人，会议费预算4.5万元，实际费用超预算，且超会议标准12092元。某课题会议B签到34人，会议预算29000元，超预算。实际费用38643元，超会议标准8043元。
3、 会议夹带报销。报销非会议期间购食品费用，且无清单。
4、 其他：会议费用报销审批滞后；会议议程中活动和地点不符；现金结算。
整改:
1、 批评教育，以后严格按中央和国家机关会议费管理办法规定组织召开会议。
2、 补充有关会议说明、记录。
3、 要求严格执行现金管理条例,使用公务卡结算。
4、 A会议扣除专家提前到会住宿费1376元。退款10716元。B会议扣除专家提前到会住宿费1606元，退款6437元。

二、差旅费
存在问题
1、 某员工报销出租车发票存在时间交叉重叠夹带现象，涉及金额315元。
2、 出租车车票连号现象。某员工A同一辆且某天车票号断续多达14张。不合理金额452元。某员工B报销的出租车票多次出现连号现象，不合理金额490元。
3、 某课题组出租车票不在报销的时间段内，不合理金额3714元。
4、 内控制度缺少审批环节。报销单上课题负责人自己出差自己签字，缺少部门负责人的审批环节，内控制度执行不到位。
5、 其他：报销单填写不规范；每月定额报销市内车票，真实性存疑。
整改
1、 批评教育，强调差旅费报销的管理制度。
2、 补相关说明，缺少审批环节的补审批签字。加强报销的审批环节，加强了内控制度的执行。
3、 退赔相关不合理的报销：一笔315元、一笔452元，一笔490元、一笔3714元。停止报销各类非真实的市内出差车票。

三、资产的采购管理
存在问题
1、 采购、加工合同存在签订手续不全。缺某些合同要素、供方或需方签字盖章等。
2、 购买图书未按要求办理图书馆登记以及条件处入库手续。有某课题购买图书报销3900元，没登记也找不出实物。
3、 各类委托业务费（加工费、测试费）、设备维修费等费用报销时未经相关职能部门审核批准。
4、 有拆分采购的现象，规避相关职能部门的分段金额审批程序。某课题在同一时间段、向同一供货商购买同类物品，但分几批购买。
5、 某些课题组某时间段购买打印机硒鼓等低值易耗品数目过大，和实际消耗量不符，且物资请购单审批滞后。
审计整改
1、 批评教育，加强物资材料购买与管理的制度教育。
2、 补齐合同要素。对不符合要求的合同文本加盖公章、补齐加工清单等。
3、 严格按照图书管理要求，到图书馆登记、条件处办理入库手续。某课题因现在所购买图书找不到，退回现金3900元。
4、 委托业务费包括科研加工费、测试分析费等都严格按照我所《关于财务支付的管理办法（试行）》的相关规定，做到先审批后报销。设备维修按照我所《中国科学院上海应用物理研究所科学器材管理办法》的要求，维修前、后办理好相关维修手续。整改后各类手续已经补齐。
5、 对于低值易耗品，相关职能部门加强实物核查等管理，同时我们提倡使用者养成节约的好习惯，减少不必要的浪费。

四、违反现金管理条例
存在问题
在零星材料采购、加工费、会议中某些费用的支付等经济活动过程中，一些部门和一些课题组多次出现现金结算的现象。
整改
我所已经制定《公务卡管理办法》，正式启用公务卡。

五、其他存在问题
存在问题
1、 未按技术合同管理办法要求，某技术开发合同免营业税部分收入未扣管理费。
2、 某课题报销邮电费-网络资讯费（3G网络设备及费用），无相关职能部门审批。
3、 劳务费、咨询费发放方式不规范。有代签字现象；咨询费制单不规范，缺专家职称信息。
整改
1、 根据规定，按收入金额,交纳10%的管理费.
2、 批评教育，严格执行国家、院、所的相关规定，不能超范围报销邮电网络费。
3、 强调发放劳务费、咨询费要求。按要求签单表格，避免代领情况的发生。


监察审计室
2016年9月12日
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