通过内审发现大额资金采用现金结算薄弱环节及时推行《公务卡结算管理办法》

通过内审发现大额资金采用现金结算薄弱环节及时推行《公务卡结算管理办法》

一、案例事实
2013年起，根据相关文件要求，所监察审计室对各科研部门和团队进行内部审计工作。审计过程中，发现在会议费、物资采购、外协加工等支付时，用现金支付的现象比较普遍，且支付金额很大。
究其原因，在于现金管理制度还不够完善。
二、审计过程
开展经济业务真实性合法性内部审计时发现有普遍性的问题，即现金报销方面明显超过1000元的额度的单据比较多，且发现大额资金采用现金结算。
某研究室2013年6月#407凭证，课题组报销某项目实验研讨会，委托上海春秋国际旅行社（集团）有限公司，签订合同会务费金额25000元，采用现金方式结算
某技术部经营项目，材料费支出256249.5元，课题组自行采购，采用直发领用，全部采用现金结算。其中单笔金额超过了现金管理条例规定结算起点（1000元）的支出有202,774元。
某研究部2014年1月#936凭证，某课题组报销科研加工费，委托上海市静安区依中机电五金经营部，加工费金额8600元，支付方式采用结算现金。　　
类似情况发现比较多。
三、审计结论
本所在科研经济活动中，用现金支付的现象比较普遍，涉及会计科目范围广，且支付金额很大。结算金额超过现金结算零星支出标准。
通过审计发现问题，监察审计室提出，建议结合实际情况在所内推行公务卡，并制定公务卡管理办法。同时在所内加强宣传教育，控制现金支付这类不合理的结算方式，大额资金应该使用汇款、支票等方式。
四、管理风险分析及管理建议
科研活动中如大量使用现金，有许多弊端：如很容易被偷盗、贪污、挪用、破损，使用不安全；现金结算大部分不通过银行等机构，不易监控和管理；在研究所中也有可能滋生腐败等现象等等。
从国家和社会层面，为进一步深化国库集中支付制度改革，加强中央财政资金预算执行监控管理，规范科研活动支付业务，减少现金结算，提高支付透明度，出台了《中央预算单位公务卡管理暂行办法》、《财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》等制度。 2015年，我所制订及颁布《中国科学院上海应用物理研究所公务卡管理办法（试行）》（〔2015〕67 号）。10月起，全面推行使用公务卡。
　　　目前员工们觉得使用公务卡比现金更加安全、绿色、更加方便了，不用类似以前先借备用金等手续，方便了员工公务行为的结算，简化了财务借款和报销手续，也提高了报销、还款的及时性。近期内部审计中发现关于现金使用的问题明细减少。

中科院上海应物所监察审计室
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