“建制度、抓落实”治理个人长期借款问题

“建制度、抓落实”治理个人长期借款问题
——中科院上海应物所廉洁从业风险防控工作案例

　　在持续推进廉洁从业风险防控工作中，中科院应用物理所针对个人长期借款问题，从加强宣传教育、完善制度、措施落实、检查监督等环节全方位入手，通过综合治理，相关问题得到较有效的解决。
一、 发现问题
　　近些年来，随着我所的发展，科研经费数量的持续增长、科研业务范围的不断扩大。所财务处在结算时发现：个人借款的金额在不断上升，大多款项由于报销冲账不及时，造成个人借款挂账的数额较大。虽然财务处经常性定期发通知，催促相关部门和人员办理报销手续，但是效果甚微，长期个人借款现象逐渐演变成一个突出问题。
在2016分院组织的任中审计也发现并提出此项问题。审计报告中提出：“个人借款数额较大，且存在长期挂账而未作处理的现象，截止期末，应物所个人借款493.85万元，其中3年以上的个人借款105.74万元。包括欠款时间长达10年以上，无限期的个人借款，既长期占用公款，又存在坏账风险。”
二、分析原因、完善制度
　　1、个人长期借款的原因分析
A、科研经费和科研活动的持续增加客观上造成个人借款量的增加。
B、某些工作项目是跨部门、跨课题组、多科研人员合作进行的，借款也涉及多部门、多课题卡。由于工作进展不同步，造成报销不及时。
C、有时借款人、款项使用人、报销人不是同一个人，报销时报销人以及财务处人员对整个借款事项和过程缺乏全面的了解。有时即使办理了报销手续，但未对相应的借款进行冲账。
D、由于法律、法规的意识不强。部分业务发生一些违规支出，使得整个报销程序无法进行。
E、个人意识不强，一旦科研等业务工作繁忙，报销冲借款的事宜往往被无限期的拖延。
F、其他，诸如审批手续不全；合同、单据等要素不全；由于拖延时间太长造成发票等遗失；历史原因具体细节无法查实等等。
　　2、构建流程，确认关键点。
根据我所借款还款的实际业务情况，我们梳理过程、建立了流程图。把财务处建立借款台账以及按照台账情况提醒、追讨与分类及时处置确定为整个程序中的关键点。
附：流程图
　　3、2017年初，正式颁布《中国科学院上海应用物理研究所应收账款、预付账款和其他应收款管理暂行规定》。本规定结合本所具体实际，参考《科学事业单位会计制度》、《企业内部控制规范》其他有关法律法规。文件中规定了工作原则；各类借款、报销的办理期限；几项处置办法等。目的在于针对我所存在的问题，旨在进一步提高资金周转，减少资金沉淀，提高支出核算的及时性和准确性，提高风险防范能力和财务管理水平。
三、聚焦问题、狠抓整改
　　出台《应收账款、预付账款和其他应收款管理暂行规定》并不意味着问题已经解决，相反这仅仅才是一个开始。我所以落实任中审计发现问题整改为契机，正视存在的薄弱环节，狠抓落实。在管理部门负责人工作例会上，所长强调了清理个人长期借款的重要性，并任命所纪委书记负责检查督促此项工作。
　　在纪委书记的主持下，我所成立了个人长期借款清退专项工作小组。成员由纪委委员、监察审计室、财务室相关工作人员组成，小组经常性工作为：分类讨论个人长期借款特性，制订工作计划，研讨落实措施，汇总通报整改情况。
　　为保证个人长期借款问题得到有效整治，工作小组趁热打铁、持续攻坚。首先召集借款人（责任人）召开会议，讲明工作要求，和各位借款人逐一核对确认了借款事项，听取了各项借款目前情况和清理的方案；再次召集尚未启动还款的借款人（责任人）召开会议，开展相关法律、法规和警示教育，督促其办理报销手续；第三次召开会议，重申了国家、中科院和本所的财经相关规章制度和法律法规，说明了清理和整改的具体要求，以及重要性和必要性。每次会议形成均会议纪要，做到可对照、可落实、可检查。
　　通过一段时间的专项清理，个人长期借款报销率达90%以上，工作小组向所务会做了工作总结汇报。对于仍无法完成的借款事项提出了建议：部分借款为历史遗留问题，资料和信息的不齐全，建议保存现有工作材料，择机核销。对于报销材料不全的借款（缺审批材料、合同、发票、佐证等），建议当事人报销可处理部分的借款，其余自行承担。至此，专项工作获得了有效的成果，既对存在的问题进行了整改，又完善了制度，并保证制度落地实施，使借款、报销、冲账工作纳入正常的行政管理体系。
四、综合治理、长效机制
　　按照践行监督执纪“四种形态”以及以治“病树”、拔“烂树”，营建好“小树林”的方式维护好整片“大森林”的部署和要求，所纪委结合所工作开展多种形式的廉洁教育，营建风清气正的研究所环境。在去年针对科研业务秘书开展专题培训教育的基础上，今年又召集上海光源束线工程项目（二期）新任分总体以上负责人以及科研管理处、科研条件处、财务处、监察审计室的相关负责同志召开防控风险政策解读会。会上职能部门分别作《科研项目经费使用审批注意事项》、《政府采购相关政策》、《财务政策规范、报销流程和注意事项、公务卡报销说明》以及警示教育案例等的报告。从正反两个方面告知科研骨干如何合理、合规、高效地利用好科研经费。参会者对刑法挪用公款罪（指国家工作人员，利用职务上的便利，挪用公款归个人使用……超过3个月未还的行为。）感触颇深。
　　廉洁从业风险防控工作，不仅是要在某一个或几个独立的方面完善制度，更应该是考虑全面性、完整性和系统系，通过全覆盖整体提升研究所的管理水平。实践中我所利用内部审计获得的结果，纪委通过收集和整理，分出轻重缓急，定期向所务会长提交报告，分析研究所管理的薄弱环节，提出改进建议。分析与此专项治理相关的制度，我所已经制订的有《公务卡管理办法》、《内部审计实施办法》、《资产管理办法》、《资金审批暂行规定》、《科研经费使用管理规定》、《会议管理办法》等等，即将出台的制度有《合同管理办法》、《公务接待管理办法》、《关联交易管理办法》等等。这些制度的进一步完善，客观上对减少个人长期借款起到积极的保障作用。
　　本次通过清理个人长期借款问题专项工作，所纪委联合相关职能部门，围绕中心工作，针对存在的问题，综合运用纪检监督审计的手段和方法，既广泛宣传教育、完善规章制定，又狠抓落实、加强监督检查。治理工作取得了令人满意的结果，并为有效推进廉洁从业风险防控工作起到了良好的示范作用。


中国科学院上海应用物理研究所纪委
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